1. Der Vertrag
Die vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) zwischen Ihnen („Kunde“) und uns („Vanta AG“, zusammen „die Parteien“) regeln die gegenseitigen Rechte und Pflichten. Gegeben dem Fall, dass die Vanta AG bereits mit der Arbeit begonnen hat, stimmt der Kunde der Geltung dieser AGBs rückwirkend zur Arbeitsaufnahme zu.
Bei der Erbringung der Dienstleistung handelt die Vanta AG als unabhängiger Auftragsnehmer. Ist eine Bestimmung dieser AGBs für ganz oder teilweise rechtswidrig, nichtig oder nicht durchsetzbar befunden, gilt diese Bestimmung oder der betreffende Teil derselben nicht als Teil dieser AGBs. Alle anderen Best-immungen sowie der verbleibende Teil der betreffenden Bestimmung bleiben jedoch in Kraft.
Die vorliegenden AGBs gelten auch ohne ausdrücklichen Hinweis für alle Verträge zwischen den Parteien. Allfällige Geschäfts- und Einkaufsbedingungen des Kunden sind wegbedungen.
2. Verpflichtungen und Dienstleistungen
Die durch die Vanta AG zu erbringenden Dienstleistungen und Arbeitsergebnisse (zusammen „die Dienstleistungen“) werden im Auftrag beschrieben. Die Vanta AG ist bemüht die Dienstleistungen gemäss der im Auftrag vereinbarten Zeitplan zu erbringen.
3. Verantwortung Kunde
Der Kunde ist verantwortlich dafür festzustellen, ob der Umfang der Dienstleistungen im Auftrag ausreichend für Ihre Bedürfnisse ist.
Die Erbringung der Dienstleistungen, der Zeitplan sowie die Höhe der Vergütung und alle Kostenvoranschläge hängen jeweils von der Richtigkeit und Vollständigkeit der im Auftrag genannten Voraussetzungen ab sowie davon, ob der Kunde die notwendigen Unterlagen rechtzeitig und in brauchbarer Form der Vanta AG zukommen lässt.
Ferner ist der Kunde verpflichtet, alle anwendbaren Gesetze und behördlichen Anordnungen einzuhalten sowie der Vanta AG die notwendigen Vollmachten zur Einholung von Informationen und Dokumenten bei Steuerverwaltungen, Ausgleichs- und Pensionskassen, Versicherungen und weiteren relevanten Dienstleistungspartner zukommen zu lassen, sodass ein reibungsloser Austausch seitens Vanta AG mit den Behörden ermöglicht wird. Des Weiteren wird der Vanta AG – vorausge-setzt die Vanta AG nimmt die Zahlungsabwicklungen für den Kunden vor – ein persönlicher Zugang zum E-Banking (Bank) bzw. E-Finance (Post) ohne Vollmacht zur Freigabe von Zahlungen etc. gewährt. Freigaben für Zahlungen/Überweisungen müssen vom Kunden vorgenommen bzw. visiert werden.
Sollte der Kunde seinen Verpflichtungen nicht genügend oder nicht rechtzeitig nachkommen, können Mehrkosten entstehen. Die Vanta AG ist in diesem Fall berechtigt jene gemäss Ziffer 7 zusätzlich zu verrechnen.
4. Einbezug Dritter
Wenn der Kunde sich zur Erbringung der Dienstleistungen Dritter bedienen oder andere Dienstleister und/oder eigenes Personal beschäftigen, deren Arbeit sich auf die Möglichkeit der Vanta AG zur Erbringung der Dienstleistungen auswirken kann, obliegt dem Kunden die Verantwortung für die Anleitung und Überwachung von diesen Personen und deren Leistungen.
5. Geheimhaltung
Beide Parteien verpflichten sich Informationen, welche ihrem Wesen nach vertraulich sind oder schriftlich und/oder mündlich als vertraulich bezeichnet werden geheim zu halten, ausschliesslich im Zusammenhang mit der Erbringung und dem Erhalt der Dienstleistungen zu verwenden und nicht ohne vorherige schriftliche Genehmigung der anderen Partei an andere Personen weiterzugeben (nicht als Dritte gelten Tochtergesellschaften sowie Subunternehmer der Vanta AG).
Diese Verpflichtungen gelten nicht für Informationen, (a) welche allgemein bekannt sind oder werden, (b) sich bereits vor Beginn der Dienstleistungen ohne Geheimhaltungsverpflichtung im Besitze einer der Parteien befanden oder (c) rechtmässig zur Geheimhaltung verpflichteten Dritten erworben wurden.
Jede Partei hat jedoch das Recht, vertrauliche Informationen ihren Rechtsberatern gegenüber offenzulegen oder Informationen offenlegen um rechtlichen, berufsbedingten oder aufsichtsbehördlichen Vorschriften nachzukommen.
6. Erfüllungsort
Sofern zwischen den Parteien nicht anders geregelt, ist der Erfüllungsort der Dienstleistungen am Geschäftssitz der Vanta AG.
7. Vergütung und Rechnungsstellung
Die Bezahlung für die pauschal gerechneten Dienstleistungen erfolgt im Voraus. Für allfällige weitere in Anspruch genommene Dienstleistungen wird die Vanta AG ihre Dienstleistungen nach Stück oder Aufwand verrechnen. Nach Bedarf kann per Jahresende eine Differenz- bzw. Schlussabrechnung vorgenommen werden. Liegen die Leistungen der Vanta AG über dem vereinbarten Preis, erhält der Kunde eine Rechnung, welche innert 20 Tagen ab Empfang zur Zahlung fällig ist. Gegeben dem Fall, dass die Leistungen der Vanta AG weniger betragen, wird dem Kunden jener Betrag gutgeschrieben.
Sofern kein Pauschalpaket vereinbart ist, wird die Vanta AG ihr Honorar nach Aufwand monatlich im Nachhinein fakturieren. Diese Rechnungen sind innert 20 Tagen ab Empfang zur Zahlung fällig.
Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass die Vanta AG berechtigt ist, dem Kunden nach erfolgter Zahlungserinnerung auf überfällige Rechnungen eine Mahngebühr von CHF 20.00 pro jede weitere Mahnung zu berechnen. Die Vanta AG hat das Recht, die Erbringung der Dienstleistungen vorübergehend einzustellen, wenn die Zahlung nicht bis zum Fälligkeitstermin eingeht. Der Kunde ist für eine fristgerechte Bezahlung der bezogenen Leistungen verantwortlich.
8. Spesen
Die allgemeinen Spesen für Telefonate und Kopien sind in den Dienstleistungen der Vanta AG enthalten. Nicht in den Dienstleistungen enthalten, sind Reisespesen, Kosten für das Versenden von eingeschriebenen Briefen, Anwalts-, Betreibungs- und Gerichtskosten, sowie Kosten für Dokumentvorlagen. Diese Kosten werden dem Kunden separat in Rechnung gestellt.
9. Schutz und Verwendungsrechte
Sämtliche Urheber- und Nutzungsrechte an allen durch die Vanta AG erstellten Unterlagen, Produkten oder sonstigen Arbeitsergebnissen sowie dem dabei entwickelten oder verwendeten Know-hows verbleiben bei der Vanta AG. Die Vanta AG räumt dem Kunden jeweils ein zeitlich unbefristetes, nicht ausschliessliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht zum ausschliesslichen Eigengebrauch an den ihm überlassenen Unterlagen und sonstigen Arbeitsergebnissen einschliesslich des jeweils dazugehörigen Know-hows ein. Die Weitergabe von Unterlagen und sonstigen Arbeitsergebnissen oder von Teilen derselben sowie einzelner fachlicher Aussagen durch den Kunden an Dritte ist nur mit vorgängiger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Vanta AG zulässig oder wenn sich das Recht zur Weitergabe aus den Umständen ergibt.
Es ist der Vanta AG gestattet auf die bestehende Vertragsbeziehung zwischen den Parteien, insbesondere im Rahmen der Werbung oder als Referenz, hinzuweisen.
10. Digitalisierung Dokumente
Alle für die Auftragserbringung relevanten Dokumente werden vom Kunden digitalisiert bzw. elektronisch zur Verfügung gestellt und durch die Vanta AG digital abgelegt und weiterverarbeitet. Die Ablage von laufenden Dokumenten ist im Pauschalpaket oder im Honorar inkludiert. Wird die Vanta AG für die Digitalisierung der Dokumente beauftragt, wird diese Leistung separat in Rechnung gestellt.
Dokumente wie vorjährige Steuererklärungen, Jahresrechnungen und Dauerakten, die vor Beginn der Dienstleistungen vorhanden sind, werden digitalisiert und die dafür aufgewendete Zeit in Rechnung gestellt.
Die Vanta AG stellt sicher, dass alle digitalen Unterlagen gesetzeskonform und in einer von (Steuer-)Behörden und Ämtern akzeptierten Weise gespeichert sind, bei der die digitalen Unterlagen als Äquivalent zur Papierform anerkannt sind. Dokumente, die gemäss Gesetz in Papierform aufbewahrt werden müssen, werden digital abgespeichert und in Papierform bei der Vanta AG bzw. beim Kunden archiviert.
Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass alle Unterlagen digital gespeichert werden. Alle Dokumente in Papierform, welche gemäss Gesetz nicht in Papierform vorhanden sein müssen, werden gesetzeskonform vernichtet.
Bei Beendigung des Vertrags werden Dokumente, die gemäss Gesetz in Papierform aufbewahrt werden müssen, in Papierform dem Kunden übergeben. Die übrigen Daten werden digital übergeben.
11. Haftung
Bei Vertragsverletzung haftet die Vanta AG für den nachgewiesenen Schaden, sofern sie nicht beweist, dass sie kein Verschulden trifft. Die Haftung für Schäden infolge leichter Fahr-lässigkeit ist ausgeschlossen.
Die Haftung der Vanta AG für Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Datenverluste ist – soweit gesetzlich zulässig – in jedem Fall ausgeschlossen. Die Vanta AG haftet auch nicht für Schäden infolge rechts- oder vertragswidriger Nutzung ihrer Dienstleistungen.
Haftung für Schäden, die durch die Nutzung der Dienstleistungen zu einem nicht im Auftrag aufgeführten Zweck stehen, ist ausgeschlossen.
Haftung für Schäden, sofern diese Schäden auf Handlungen oder Unterlassungen von Personen zurückzuführen sind, bei denen es sich nicht um Mitarbeiter der Vanta AG oder Unterauftragnehmer der Vanta AG handelt, ist ausgeschlossen.
Die Gesamthaftung von der Vanta AG jedweder Art, gleichgültig ob aus Vertrag oder unerlaubter Handlung, Gesetzesvorschrift oder aus anderem Grund, für alle Schäden aus oder in irgendeiner Form übersteigt insgesamt nicht den Betrag von CHF 10‘000.
Im Rahmen unserer Arbeit wird der Kunde Zugang zu unserem Daten Management System erhalten, welches entsprechend den Instruktionen der Vanta AG benutzt werden sollte. Für jegliche Schäden, welche aus der nicht korrekten Anwendung resultieren, ist der Kunde vollumfänglich haftbar.
12. Beginn und Ende des Vertrages
Der Vertragsbeginn wird im Auftrag festgelegt. Die Vertragslaufzeit wird auf unbegrenzte Dauer geschlossen, sofern nicht anderweitig schriftlich vereinbart. Jede Partei kann den Vertrag schriftlich mit einer Frist von 30 Tagen kündigen. Bei unterjähriger Kündigung gelten Abschlussarbeiten als Zwischenabschlüsse und können gesondert in Rechnung gestellt werden. Unbesehen davon werden von der Vanta AG die Dienstleistungen für den finanzbuchhalterischen Zwischen- oder Jahresabschluss fortgeführt und entsprechend erfolgen Dienstleistungen der Vanta AG über den Kündigungstermin hinaus. Jene Leistungen werden entsprechend den Bestimmungen in Ziffer 7 vergütet.
Im Falle einer erheblichen vertraglichen Pflichtverletzung durch eine der Parteien, die nicht innerhalb von dreißig Tagen nach Anzeige der betreffenden Pflichtverletzung behoben wird, kann die andere Partei den Vertrag von Rechts wegen kündigen.
In allen Kündigungsfällen verpflichtet sich der Kunde, die Honorare für die Leistungen anteilsmäßig entsprechend ihrem Bearbeitungsstand zu zahlen sowie die zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Kündigung entstandenen Kosten zu erstatten. Hinzukommen, außer bei einer Kündigung aufgrund eines ausschließlich der Vanta AG anzulastenden Fehlers, etwaige angemessene Kosten, die in Verbindung mit der vorzeitigen Auflösung des Vertrags entstehen.
13. Höhere Gewalt
Keine der Parteien haftet für Leistungsverzug oder Nichterfüllung oder Vertragsverletzung aufgrund von Ereignissen oder Umständen, die diese Partei nicht zu vertreten hat.
14. Mitteilungen
Alle Mitteilungen aus diesem Vertrag bedürfen der Schriftform, müssen den Vertretern der Parteien an die im Auftrag genannten Adresse zugestellt werden und werden mit Empfang wirksam. Die Verwendung von E-Mails fällt auch unter die Schriftform.
15. Unterauftragnehmer
Die Vanta AG kann die Erbringung der Dienstleistungen oder einen Teil derselben an jede Person untervergeben, jedoch entbindet diese Untervergabe die Vanta AG nicht von ihren Pflichten aus diesem Vertrag.
16. Anwendbares Recht und Gerichtstand
Anwendbar ist ausschliesslich schweizerisches Recht. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Basel-Stadt.
VANTA AG, im Dezember 2023